Trilium: jerarquía, clones, etiquetas, workspaces, cifrado y backups

Introducción

Ya hemos visto como instalar Trilium y sincronizarlo entre tus dispositivos , en este capítulo voy a contarte cómo organizo mi Trilium: cómo combino el árbol, los clones, las etiquetas, los workspaces, el cifrado y los backups para que Trilium me sea fácil de usar en mi día a día. Ojo, no quiero que tomes esto como un dogma. Es solo mi forma de trabajar: no es ni la mejor ni la peor, simplemente es la que a mí me funciona.

El error de pensar solo en carpetas

Es muy tentador llegar a Trilium y empezar a crear carpetas como si fuera un gestor de archivos clásico. Muchos venimos de sistemas como Evernote, Obsidian, Joplin o el propio explorador de Windows/Linux, donde cada nota vive en una ruta fija y solo puede estar en un sitio a la vez.

En Trilium, el árbol sigue siendo importante, pero se vuelve aún mas potente cuando lo combinas con clones, atributos y plantillas.

Empieza con pocas raíces

Empieza con pocas raíces , siempre puedes complicarlo después.

Si te fijas en mi espacio Personal,:

• Inbox Personal: para capturar cualquier cosa rápida sin pensar dónde va.
• Diario Personal: para el registro cronológico del día a día, tareas recurrentes, etc.
• Tablero Personal y Tareas: donde gestiono lo que tengo que hacer (con su propio flujo de TODO y Done).
• Áreas: las categorías de mi vida (Casa, Ciclismo, Coche, Finanzas…).
• Plantillas: las estructuras que sirve de base para crear las notas.
• Scripts: código y automatizaciones específicas para este espacio.
• Archivo: el cajón donde muevo todo lo que ya no está activo pero no quiero borrar.

Con algo así tienes más que suficiente para empezar a trabajar si no quieres perder mucho tiempo diseñando la “estructura perfecta” antes de haber escrito una sola nota.

Mis espacios de trabajo

En mi caso, me funciona mejor dividir Trilium por espacios de trabajo (workspaces) o contextos.

• Trabajo: para documentación técnica, procedimientos, seguimiento y mi díario laboral.
• Blog: para guardar ideas, redactar borradores, organizar series y gestionar todo mi flujo de publicación.
• Personal: para mi díario privado, organización del día a día, finanzas y aficiones.
• Homelab: el centro de operaciones donde documento mi red, contenedores, incidencias, credenciales y runbooks del servidor.
• Archivo: dedicado exclusivamente a guardar contenido antiguo, notas obsoletas o proyectos terminados que no quiero borrar pero tampoco quiero que ensucien las búsquedas.

Esta separación me ayuda a que cada parte tenga su propia lógica y sus propias plantillas. Así evito mezclar, por ejemplo, las incidencias de red del homelab con los borradores de un artículo para el blog o con mis tareas personales.

Puedes anclar una nota del para así centrarte solo ese árbol 

Para crear un workspace simplemente añade a la nota los atributos #workspace o #workspaceRoot=trabajo, incluso  puedes cambiar su icono o añadirle un color a la pestaña para diferenciarlo de otros workspaces. #workspaceIconClass="bx bx-briefcase" #workspaceTabBackgroundColor="#2980b9"

Clones: una misma nota en varios sitios

Un clon es otra aparición de la misma nota en el árbol, no una copia independiente. Si cambias el contenido desde un sitio, se actualiza automáticamente en todos.

Esto es ideal cuando sientes que una nota debería estar en dos sitios a la vez. En Trilium, en lugar de duplicarla y arriesgarte a tener versiones desactualizadas, simplemente la clonas.

Algunos ejemplos:

• Una guía de red que cuelga de la carpeta Documentación/Red y, al mismo tiempo, está accesible directamente desde la nota de una VLAN específica.
• Un artículo del blog que vive en Blog/Publicados, pero que también aparece listado dentro de la nota índice “Serie Trilium” para tener todos los artículos de esa serie agrupados y a mano.

[!NOTA] Los clones comparten el mismo ID de nota, solo cambia su posición en el árbol.

Etiquetas y atributos

En Trilium también puedes clasificar notas con atributos, que son pares clave‑valor asociados a la nota. A grandes rasgos se dividen en labels (tipo #estado=borrador) y relaciones (vínculos entre notas, como ~serie).

Las utilizo mucho en cosas como:

• #pendiente, #hecho, #archivado
• #incidencia, #artículo
• estado=borrador, estado=publicado
• contexto=trabajo, contexto=personal

Así separo:

• Dónde está la nota (árbol).
• Qué tipo de nota es (atributos/etiquetas).
• En qué estado está (atributos/etiquetas).

La gracia es que puedes cambiar el estado de una nota sin moverla de sitio, o puedes ver todas tus notas #pendientes=abierta aunque estén repartidos por varias ramas del árbol.

Plantillas

Si creas varias notas con la misma estructura, normalmente necesitas una plantilla. Trilium permite definir notas como templates, y cuando creas una nota a partir de ellas, la nueva nota hereda estructura y atributos de la plantilla.

En mi Trilium tengo las siguientes plantillas:

• Las notas para las tareas personales y de trabajo (todo, done. etc.)
• Las reuniones de trabajo (objetivo, agenda, asistentes, etc.)
• Los proyectos de trabajo (objetivos, partes implicadas, reuniones relacionadas, etc)
• Los borradores para artículos del blog (frontmatter + esquema base).

Por ejemplo esta es la plantilla para la creación de tareas

Esta es la tarea creada con la plantilla, como puedes ver ha heredado los mismos atributos que la plantilla

[!NOTA] La las plantillas se marcan con atributos especiales (template, #workspaceTemplate, etc.) 

Cifrado de notas

Trilium incluye el concepto de notas protegidas (protected notes). Proteger una nota implica cifrar su contenido con la clave que utilicemos como contraseña, de forma que, sin esa contraseña, el título, el texto, las imágenes y los adjuntos de esa nota no son legibles ni aunque alguien tenga acceso al archivo de base de datos.

Antes de proteger una nota debes de configurar la contraseña a utilizar dentro de los ajustes

Cuando proteges una nota Trilium cifra:

• el título de la nota,
• el contenido (cuerpo de texto),
• las imágenes embebidas,
• y los archivos adjuntos.

Lo que no se cifra es:

• la estructura (se sigue viendo que hay una nota protegida en cierto lugar del árbol),
• algunos metadatos como la fecha de última modificación,
• y los atributos asociados a esa nota.

Para proteger un nota pulsa en el icono de sesión protegida, (1)

Acceso por tiempo limitado

El acceso a las notas protegidas está limitado en el tiempo. La primera vez que quieres abrir una nota protegida, Trilium te pide la contraseña; la nota se descifra y puedes leerla y editarla. Si dejas de interactuar con la nota protegida durante un rato (10 minutos por defecto).

Mientras sigas trabajando con una nota protegida, el temporizador no empieza a contar.

Copia de seguridad

Todo lo que hemos visto hasta ahora está muy bien, pero si pierdes la base de datos todo no habra servido para nada

Trilium guarda una copia de la base de datos en cuatro momentos clave: una vez al día, una vez a la semana, una vez al mes y justo antes de migrar la base a una versión nueva. Esas copias se guardan en la carpeta backup dentro del directorio de datos.

En Linux, Trilium usa por defecto un directorio de datos dentro de tu $HOME (por ejemplo ~/.local/share), que contiene la base de datos document.db, config.ini, la carpeta backup y los logs.

Si quieres localizarlo desde la propia aplicación, puedes ir al menú de Trilium → Acerca de Trilium Notes y mirar el campo directorio de datos. Esa ruta es la que tienes que incluir en tus copias de seguridad.

Si quieres hacer backup de Trilium, haz backup de ese directorio de datos, porque ahí está todo lo necesario para restaurar la instancia.

Puedes realizar una copia de forma manual desde Ajustes → Respaldo

Cómo restaurar un backup

Para restaurar, por ejemplo, el backup semanal en Linux:​

1. Localiza tu directorio de datos (desde Acerca de Trilium Notes o usando la ruta por defecto).
2. Dentro de él, ve a backup/ y localiza la copia que te interesa, por ejemplo:
   • ~/.local/share/trilium-data/backuprilium-data/backup/backup-weekly.db
3. Cierra Trilium.
4. En el directorio de datos, borra los archivos de base de datos:
   • document.db
   • document.db-wal
   • document.db-shm
5. Copia backup-weekly.db y renómbralo a document.db.
6. Asegúrate de que el fichero es escribible (por ejemplo, chmod 600 document.db).
7. Vuelve a abrir Trilium.

Lo que intentaría evitar

Personalmente intentaría evitar:

• Usar Trilium unos días antes de diseñar una estructura hipercompleja.
• Duplicar notas en lugar de usar clones.
• Cifrarlo absolutamente todo “por si acaso” y luego pelearme con contraseñas.
• Confiar solo en el backup interno sin incluir el directorio de datos en mi política de copias generales.

Conclusión

Organiza Trilium, utiliza un árbol sencillo, clones, atributos, plantillas y, cuando toca, cifrado por nota y backups.

En los capítulos anteriores hemos dejado listo el servidor y la sincronización entre dispositivos, en este artículo vemos como Trilium empieza a parecerse a un sistema de conocimiento personal.

Espero que te haya gustado, pasa un buen día. 🐧